Dokumentacja EU AI Act
dla AI w rekrutacji

2. Opis systemu AI

Niniejsza dokumentacja techniczna została sporządzona przez Example HR Tech sp. z o.o. jako dostawcę systemu sztucznej inteligencji RecruitAI Pro w celu wykazania zgodności z wymogami art. 11 oraz załącznika IV rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. w sprawie ustanowienia zharmonizowanych przepisów dotyczących sztucznej inteligencji (zwanego dalej „Aktem o AI"). Dokumentacja ta jest utrzymywana w stanie aktualnym przez cały cykl życia systemu i udostępniana właściwym organom nadzoru rynku na ich uzasadnione żądanie zgodnie z art. 18 ust. 1 Aktu o AI.

2.1 Przeznaczenie

System RecruitAI Pro jest przeznaczony do zastosowania w obszarze rekrutacji i selekcji osób fizycznych. Szczegółowy zakres przeznaczenia obejmuje: automatyczną analizę aplikacji kandydatów, wstępną selekcję zgłoszeń, rankingowanie profili zawodowych oraz generowanie ustrukturyzowanych raportów dla rekruterów.

Zgodnie z art. 3 pkt 12 Aktu o AI „przeznaczenie" oznacza zastosowanie, do którego system AI jest przeznaczony przez dostawcę, w tym konkretny kontekst i warunki użytkowania, określone w informacjach dostarczonych przez dostawcę w instrukcji obsługi, materiałach promocyjnych i sprzedażowych oraz w dokumentacji technicznej.

Dostawca wyraźnie określa, że system NIE jest przeznaczony do:

• podejmowania w pełni zautomatyzowanych ostatecznych decyzji rekrutacyjnych bez udziału człowieka,
• profilowania kandydatów na podstawie cech chronionych w rozumieniu art. 9 RODO bez wyraźnej podstawy prawnej,
• oceniania pracowników w sposób objęty zakazem art. 5 ust. 1 lit. c Aktu o AI (social scoring),
• zastosowań poza Europejskim Obszarem Gospodarczym bez odrębnej oceny zgodności.

2.2 Interakcja i integracja systemu

System RecruitAI Pro działa w formie SaaS (oprogramowanie jako usługa). Współdziała z następującymi komponentami zewnętrznymi i wewnętrznymi: systemami HRIS/ATS podmiotu stosującego, modułami uwierzytelniania, bazami danych kandydatów oraz interfejsami raportowania. Granice systemu (system boundaries) zostały wyraźnie określone i obejmują wyłącznie komponenty kontrolowane przez dostawcę; integracje stron trzecich pozostają poza zakresem niniejszej dokumentacji i wymagają odrębnej oceny ryzyka po stronie podmiotu stosującego.

Architektura systemu opiera się na metodzie uczenia maszynowego z przetwarzaniem języka naturalnego (NLP). Szczegóły techniczne dotyczące wersji modelu, parametrów uczenia oraz infrastruktury obliczeniowej są zawarte w załącznikach technicznych do niniejszego dokumentu i podlegają kontroli wersji zgodnie z systemem zarządzania jakością opisanym w sekcji 7.

2.3 Wdrożenie i dystrybucja

System jest udostępniany podmiotom stosującym (deployers) na rynku Unii Europejskiej, ze szczególnym uwzględnieniem rynku polskiego. Dystrybucja odbywa się w modelu SaaS. Każde wdrożenie poprzedzone jest zawarciem umowy zawierającej postanowienia dotyczące podziału obowiązków zgodnie z art. 25 i art. 26 Aktu o AI.

Dostawca prowadzi rejestr wszystkich wdrożeń wraz z informacjami pozwalającymi na identyfikację każdego egzemplarza systemu, co umożliwia wykonanie obowiązków wynikających z art. 20 (środki naprawcze) oraz art. 73 (zgłaszanie poważnych incydentów) Aktu o AI.

2.4 Interfejs użytkownika

Interfejs użytkownika zaprojektowany został zgodnie z zasadami przejrzystości wynikającymi z art. 13 Aktu o AI. Użytkownicy końcowi (kandydaci) są informowani o fakcie interakcji z systemem AI, a osoby wchodzące w interakcję z wynikami systemu (rekruterzy, menedżerowie HR) otrzymują wskazania dotyczące poziomu pewności, ograniczeń systemu oraz konieczności weryfikacji